Zum Jahresbeginn die Ablage machen: Aber wie lang muss man Rechnungen aufbewahren?

Unsere Empfehlungen zu den Aufbewahrungsfristen von Rechnungen und Dokumenten

Aufräumen, Altlasten loswerden, Papierstapel beseitigen – zum Jahresanfang auszumisten kann ein wunderbar befreiendes Gefühl sein. Doch viele trauen sich an die Stapel und Ordner mit alten Papieren und Unterlagen nicht heran, weil sie unsicher sind, ob und für welche Dokumente genau es Aufbewahrungsfristen.

Hier ein Schnellüberblick über die häufigsten Unterlagen, der Ihnen hilft die Ablage zu machen

  • Gewährleistungspflicht abwarten bei Rechnungen und Kaufbelege: Quittungen und Kaufbelege von Gegenständen, die Sie kaufen, können Sie in der Regel nach Ende der Gewährleistungspflicht (umgangssprachlich auch „Garantiezeit“ genannt) entsorgen: Also können Sie Belege in der Regel 24 Monate nach dem Kauf zum Altpapier geben.

Doch es gibt auch einige Ausnahmen, bei denen Sie Belege aufbewahren sollten. Zum Beispiel:

  • Arztrechnungen zwecks Schadenersatz-Anspruch aufbewahren:
    Wenn Sie privatversichert sind oder Leistungen selbst bezahlt haben, bekommen Sie die Arztrechnungen nach Hause. In diesem Fall sollten Sie die entsprechenden Belege länger aufbewahren. Denn Schadenersatzansprüche können bei eventuellen Fehlern des Arztes bis zu 30 Jahre geltend gemacht werden.
  • Kaufbelege von wertvollen Gegenständen werden im Versicherungsfall benötigt: Der Beleg für die Perlenkette oder die teure Armbanduhr, bei allen wertvollen Gegenständen sollten Sie Belege auch über die Gewährleistungszeit hinaus aufbewahren, um im Fall eines Diebstahls nachweisen zu können, was Ihnen gestohlen wurde und wie wertvoll es war.
  • Rechnungen der Autoreparatur als Wartungsnachweis: Werkstattrechnungen sollten Sie ebenfalls länger aufbewahren – am besten so lange, bis Sie den Wagen verkaufen. So können Sie die Wartung nachweisen.
  • Empfohlene Aufbewahrungsfristen bei Renteninformationen – für immer: Renteninformationen und andere Unterlagen, die etwas mit Ihren Rentenansprüchen zu tun haben am besten niemals wegwerfen! Mindestens bis zum Eintritt ins Rentenalter sollten Sie diese in einem sicheren Ordner aufbewahren!
  • Versicherungsunterlagen aufbewahren, so lange die Versicherung läuft: Diese Unterlagen füllen schnell viele Ordner und werden oft lang aufbewahrt. Hier können Sie in der Regel viel ausmisten, wenn Sie konsequent alle Unterlagen von Versicherungen vernichten, die ausgelaufen sind. Denn danach werden sie in der Regel nicht mehr benötigt.
  • Telefonabrechnungen oder Nebenkostenabrechnungen zumindest eine Zeit lang aufbewahren: Bei diesen Unterlagen reicht es, wenn Sie diese 3 Jahre aufbewahren, längere Aufbewahrungsfristen sind in der Regel nicht notwendig.

Tipp: Nutzen Sie Ihren PC als Archiv für die Unterlagen, von denen Sie sich nicht trennen können

Sie haben Belege, Briefe oder Unterlagen, bei denen Sie nicht sicher sind, ob sie ins Altpapier können? Oder Sie haben Schwierigkeiten, sich von einigen Papieren zu trennen? Sie können diese Dokumente und Rechnungen digital aufbewahren, so schaffen Sie Platz und haben dennoch die Sicherheit, dass die Unterlagen immer greifbar sind:

  • Machen Sie ein Foto mit dem Handy von dem Papier oder scannen Sie es ein. Speichern Sie die Datei dann sicher in einem Archivordner auf dem PC, einer          CD-ROM oder sicheren Online-Speicherdiensten. So gewinnen Sie Platz und schaffen Luft zuhause – haben aber trotzdem noch Zugriff auf die alten Unterlagen, falls sie irgendwann doch noch einmal wichtig werden sollten.

Wichtig dabei: Geben Sie Ihren Archiv-Dateien eindeutige Namen, damit Sie sie auch wiederfinden können. Denn Archivordner auf dem PC wachsen leicht sehr schnell an und haben die Tendenz, unübersichtlich zu werden.

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