„Wo sind bloß die Quittungen?“

Mit Quittungen und Belegen ist es so wie mit Haustürschlüsseln: Wenn man sie dringend sucht, scheinen sie vom Erdboden verschluckt. Das kann zu einem echten Ärgernis werden, wenn die Steuererklärung abgegeben werden muss, aber die Belege für die Werbungskosten nicht auffindbar sind. Dann nämlich kann mitunter eine wertvolle Steuerersparnis verlorengehen. Doch es gibt eine letzte Möglichkeit: der Eigenbeleg.

Wenn Sie ganz sicher sind, dass Sie eine Leistung bezahlt haben, die Sie bei den Werbungskosten absetzen können, aber der Beleg nicht mehr vorhanden ist, können Sie die Steuerersparnis durch einen Eigenbeleg retten.

Mit anderen Worten: Sie schreiben den Beleg selbst.

Sie notieren einfach auf ein Blatt Papier die üblichen Angaben, die auf einer Rechnung oder einem Zahlungsbeleg stehen und machen den Betrag bei der Steuer wie gewohnt geltend.

Beispiel: Sie haben 2013 an einem beruflichen Fortbildungsseminar teilgenommen, das Sie aus eigener Tasche bezahlt haben. Die Rechnung ist verloren gegangen und der Anbieter reagiert nicht mehr rechtzeitig auf Ihre Bitte, eine Kopie zu senden. Das ist die typische Situation, in der Sie Ihren Steuervorteil durch einen Eigenbeleg retten!

Wenn Sie das nicht allzu häufig machen und nur dann einen Eigenbeleg einsetzen, wenn es wirklich notwendig ist, wird das Finanzamt die Kosten in der Regel anerkennen.

So sieht ein Eigenbeleg aus

Damit Ihr Eigenbeleg anerkannt wird, sollte er auf einem gesonderten Blatt Papier die folgenden Angaben enthalten:

  • Überschrift „Eigenbeleg“
  • Zahlungsempfänger mit kompletter Adresse
  • Zahlungsdatum
  • Art der Aufwendung (also: Was wurde gekauft/bezahlt?)
  • Betrag
  • Grund für den Eigenbeleg (z. B.: „Original-Beleg verloren“)
  • Zahlungsart (Überweisung oder Barzahlung)
  • Datum des Eigenbelegs und Ihre Unterschrift

Achtung bei haushaltsnahen Leistungen!

Machen Sie in Ihrer Steuererklärung die begünstigten haushaltsnahen Dienst- oder Handwerkerleistungen geltend, werden Eigenbelege nicht akzeptiert! Hier ist der Fiskus strenger, um Missbrauch möglichst ganz auszuschließen. Erinnern Sie sich daran, dass Sie eine Ausgabe hatten, die Rechnung aber einfach nicht mehr auffindbar ist, bleibt Ihnen nur der Weg, eine Kopie beim Handwerker oder Dienstleister anzufordern, der die Arbeiten für Sie ausgeführt hat.

Extra-Tipp

Um grundsätzlich keinen Beleg mehr zu verlieren, können Sie es sich auch angewöhnen, jede Rechnung oder Quittung, die Sie bei der Steuer geltend machen wollen, einzuscannen und als PDF in einem Ordner abzuspeichern. Geht das Original einmal verloren, haben Sie immer noch die elektronische Kopie in Ihrem Rechner. Das ist auch praktisch, wenn es um Kaufbelege für Geräte geht. Sollten Sie wegen eines Defekts einmal eine Garantie in Anspruch nehmen müssen, haben Sie den Kaufbeleg so immer schnell greifbar! Und übrigens: Mit der Banking App der 1822direkt können Sie Belege fotografieren und direkt unter dem jeweiligen Umsatz in Ihrem konto speichern.

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